Saiba como otimizar a gestão e operação de atendimentos realizados via e-mail

Conforme a demanda aumenta na empresa, se torna necessário também aumentar a operação de atendimento e é nesse momento que alguns canais começam a sofrer com desorganização.

Neste conteúdo vamos discutir como otimizar a gestão e operação de atendimentos feitos através do e-mail. Veja abaixo os principais tópicos:

• Como funciona o gerenciamento de e-mails
• A importância de um gerenciador de e-mails
• Vantagens de ter o gerenciador de e-mails da NeoAssist

Se você tem várias contas de e-mail e está em busca de uma solução para centralizá-las em uma única interface, sem fazer malabarismos entre as diferentes guias do seu navegador, continue lendo este conteúdo que temos  solução para você.

Como funciona o gerenciamento de e-mails

Para entender melhor como funciona um gerenciador de e-mails, vamos falar rapidamente sobre os tipos de canais de atendimento que são utilizados em uma operação, que são eles os canais online, offline e híbridos.

Um canal online é aquele que é necessário que tenha um operador disponível para conversar em tempo real com o usuário, como é o caso do chat e telefonia.

Já um canal offline é um canal que o consumidor não está em tempo real aguardando a sua resposta, ou seja, no caso do e-mail, ele envia esse e-mail e você tem um prazo, estipulado pela sua operação, de resposta da solicitação.

Por fim, temos os canais híbridos, que funcionam como o WhatsApp, mas vamos então ao que interessa: como funciona este módulo?

O módulo de atendimento via e-mail é uma interface que permite que você organize todos os protocolos e acompanhe o status do chamado, categoria, data de criação e dados do consumidor em um só lugar. Além disso, você pode consultar todo o histórico para entender se o consumidor já havia aberto outros chamados, mesmo que não seja de um mesmo protocolo.

No mais, a plataforma da NeoAssist para gerenciamento de e-mails permite que você inclua observações internas sobre cada protocolo aberto, para que todo o time possa consultar, e possua uma interface de e-mail similar às convencionais, permitindo que você inclua pessoas em cópia comum ou cópia oculta, além do assunto.

Qual a importância de um gerenciador de e-mails na operação

Com o Gerenciador de E-mail, você tem o controle da sua caixa de e-mails. Acompanha seus indicadores sem a necessidade de planilhas ou ferramentas e dispõe de um banco de respostas padrão que direciona as mensagens aos operadores de acordo com a demanda da sua operação, tudo de forma rápida, ágil e automatizada.

Confira abaixo algumas das funcionalidades que o gerenciador NeoAssist pode ajudar você no dia a dia da sua empresa:

Respostas automáticas

A inteligência artificial da plataforma alimenta uma base de dados com respostas para as dúvidas mais comuns dos clientes, assim, quando você recebe um chamado via e-mail, a solução identifica o conteúdo e sugere uma resposta padrão que o operador pode copiar e colar. Simples, rápido e intuitivo.

Formulário dinâmico

Aumente o índice de resolução no primeiro contato! Os formulários dinâmicos da plataforma NeoAssist possibilitam um mapeamento completo da demanda de cada cliente. Isso diminui o esforço do operador para entender o chamado e otimiza drasticamente o tempo de resolução.

Distribuição de demanda contextualizada

Automatize o processo de recepção dos e-mails e direcione as demandas para os operadores certos. Com esse módulo, você pode criar regras de comportamento e distribuir as categorias escolhidas pelos clientes para os operadores de acordo com a área, nível de instrução, habilidades específicas e outras variáveis.

Vantagens de ter o gerenciador de e-mails da NeoAssist

Agora que você já entendeu como funciona o gerenciador de e-mails da NeoAssist, confira as principais vantagens em ter essa ferramenta na sua operação de atendimento:

• Transição de canais: Direcione um chamado para outro canal com nosso atendimento inteligente de maneira simples e intuitiva.
• Históricos unificados: Visualize a linha do tempo de cada cliente e entenda como ele se comporta.
• Segmentação contextualizada: Direcionamento para operadores de acordo com a demanda, nível hierárquico, grau de urgência etc.
• Métricas e relatórios: Saiba quais são seus pontos fortes e fracos através de relatórios precisos e personalizados.