A Importância do Planejamento: No Trabalho e na Vida

Davison dos Reis Rodrigues | dezembro de 2015

Um planejamento eficiente pode ser decisivo para otmizar sua operação de atendimento. Inspirado nas experiências que tive naturalmente no ambiente de trabalho, resolvi compartilhar algumas ideias sobre como você pode usufruir de um bom planejamento.

A importância do Planejamento

Desde a infância a maioria das pessoas são cobradas por organização em suas tarefa. Da lição de casa até arrumar a cama sempre ao acordar.

Muitos já demonstram pró-atividade e já executam assim que pedido e muitos também relutam em fazer o que lhe foi delegado. O ponto que a maioria das vezes é levantado em comum entre o segundo grupo, é o adiamento devido à um fator externo, seja ele falta de tempo ou outras justificativas que levam a não execução das tarefas propostas.

Sete em cada dez pessoas desistem da compra após experiências ruins no atendimento.

A dificuldade de fazer um bom planejamento

Em fase adulta, as pessoas começam a ter responsabilidades e assim as tarefas carregam um maior grau de seriedade. Em essência, algumas tarefas como pagar contas, estimular os estudos dos filhos, estudar, entre outras se tornam parte de atividades rotineiras. No entanto, algumas atividades como seguir uma dieta, criar o hábito de ler, entregar no prazo em um trabalho universitário em equipe, abrir um negócio, gerar resultados, estabelecer metas, gerenciar uma equipe, atender bem o seu cliente tornam-se decisivos para o sucesso pessoal, profissional ou ambos, sejam tais objetivos executados ou não.

Hora de arrumar a casa

O que fazer quando seu negócio não é estruturado ou organizado e os recursos não são suficientes para alcançar os resultados estimados?

O primeiro passo é a organização. Levantar as atividades mais importantes e categorizá-las com prioridades, passar prazos e estimar tempo de finalização parece, num primeiro momento, uma atitude morosa. Mas é necessária.

Vamos a um exemplo bem crítico, em uma operação de atendimento ao cliente.

Por que a Empatia é o Fator Central no Atendimento ao Cliente?

Planejamento no atendimento ao cliente

Planejamento - Atendimento ao Cliente

Todos os colaboradores do time de atendimento da empresa saem juntos para almoçar. Se esta operação atende clientes que funcionam em horário comercial, você tem uma estimativa da escala do horário de almoço das 12:00 às 14:30.

Se todo o time de atendimento está fora em uma hora neste período, a recepcionista anotaria uma infinidade de recados, precisando mostrar jogo de cintura e explicar o motivo de não poder ajudar no momento.

Mas vamos supor que você tenha uma escala fixa de almoço, te resolvendo o problema de ter toda o time fora de operação em momentos decisivos. Te ofereço, então, mais uma problemática: você pode se deparar com tarefas, como visitas a clientes ou questões internas urgentes, que não possibilite à operação a saída no horário estipulado? A empresa é uma organização viva, feita de pessoas. Durante o expediente, diversos imprevistos podem ocorrer e se não houver uma clara orientação, erros podem ocorrer e isto pode interferir nas atividades propostas.

Se o planejamento é aplicado de forma a entender todas as variáveis possíveis, todos os envolvidos têm a ganhar, incluindo aquele cliente que sempre liga às 12:15.

O objetivo do planejamento de sua equipe, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, é justamente criar a sinergia entre as pessoas, atividades e, consquentemente, colher os resultados de uma operação mais fluída e eficaz.

Podemos começar com pequenos hábitos, como aqueles citados logo no início, como arrumar a cama e planejar os horários logo de manhã.

Planejar, executar e repetir, até tornar-se um hábito.

Como diria Pitágoras:

“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.”


Davison dos Reis Rodrigues